Facultaire bibliotheekraad op 20

Facultaire bibliotheekraad op 06/02/03 om 15.00 uur

vakgroep	vertegenwoordiger	aanwezig / verontsch.
Data-analyse	Chris Desimpelaere	aanwezig
Experimentele psychologie	Prof. Dr. Wim Fias	aanwezig
Pedagogiek	Prof. Dr. Hans Van Crombrugge	verontsch.
Sociale agogiek	Rudi Roose	aanwezig
Exp.-klinische en gezondheidspsych.	Prof. Dr. Jan De Houwer	aanwezig
Onderwijskunde	Prof. Dr. Tonia Aelterman	aanwezig
Ontwikkelings-, pers.- en soc. psych.	Prof. Dr. Ivan Mervielde	aanwezig
Psychoanalyse en raadplegingspsych.	David Blomme	aanwezig
Personeelsbeleid, arb.- en org.psych.	Prof. Dr. Peter Vlerick	aanwezig
Orthopedagogiek	Stijn Vandevelde	verontsch.
Studenten	Carla Clerinx
ATP	Jean-Pierre Uyttersprot	aanwezig

1. Goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering

Prof. Mervielde informeert of er opmerkingen zijn betreffende het verslag van de vorige vergadering, wat niet het geval blijkt te zijn. Het verslag wordt unaniem goedgekeurd.

2. Voorstel aanpassing openingsuren

Openingsuren in 2002

In 2002 was de faculteitsbibliotheek doorlopend geopend van 8u30 tot 18u30. Dit betekent dat er permanent twee personen moeten aanwezig zijn, zowel ’s middags als ’s avonds, namelijk één voor elke leeszaal. In het eerste trimester werd hiervoor een beroep gedaan op drie jobstudenten, één voor de middagpermanentie en twee voor de avondpermanentie.

Vanaf het tweede trimester werd dit aantal verminderd tot twee, namelijk één voor de middagpermanentie en één voor de avondpermanentie. Dit was mogelijk omdat het in de periode april tot en met september minder druk is in de bibliotheek. In deze periode werden echter ook bijkomende prestaties geleverd door de jobstudenten naar aanleiding van de langdurige afwezigheid van één medewerker wegens ziekte.

Sinds het vierde trimester 2002 hebben de drie bibliotheekmedewerkers zich bereid verklaard om elk om beurt een week in te staan voor de avondpermanentie. Prof. Mervielde spreekt zijn waardering uit voor het feit dat de drie bibliotheekmedewerkers solidair deze taak willen opnemen.

Budget kas fotokopieën

De kosten voor jobstudenten worden gedragen door de inkomsten van de fotokopieën.

Vanaf september werd niet meer met de jobdienst, maar met Creyf’s Interim gewerkt, wat tot een kostenstijging van 50 % leidde. Bovendien werd met terugwerkende kracht een baremaverhoging goedgekeurd van 30 %. Combinatie van deze twee factoren leidt tot een verdubbeling van 10 tot 20 euro per gepresteerd uur. Pas eind 2002 werd door de jobdienst 15000 euro gefactureerd. Het beschikbare saldo op de kas “fotokopieën” bedroeg op dat ogenblik 6000 euro. Deze problematiek werd door Prof. Mervielde besproken met de decaan, die van oordeel was dat de faculteit geen extra middelen kon ter beschikking stellen voor het oplossen van dit budgettair probleem.

De jaarlijkse inkomsten uit fotokopieën worden momenteel geraamd op 21000 euro. Na aftrek van de kosten voor de huur van de fotokopietoestellen, papier en proton (15000 euro) blijft een beschikbaar saldo over van 6000 euro. Naast de jobstudenten wordt hiermee ook de documentlevering (Interbibliothecaire Leendienst) geprefinancierd. Het tijdig innen van de door de vakgroepen verschuldigde bedragen voor documentleveringen wordt bemoeilijkt door drie factoren: (a) de Centrale Bibliotheek bezorgt ons slechts om de drie maand een overzicht van de documentleveringen per vakgroep; (b) het secretariaat van de vakgroep moet een SAP bestelbon aanmaken, vooraleer de faculteitsbibliotheek kan factureren; (c) de financiële dienst moet de kostendrager van de faculteitsbibliotheek crediteren. Gemiddeld duurt het zes maanden om de verschuldigde bedragen te recupereren. De leveranciers moeten echter binnen de maand betaald worden, zoniet weigeren ze om nog nieuwe bestellingen uit te voeren. Dit impliceert dat 2000 Euro van de inkomsten van fotokopieën geblokkeerd wordt door de achterstand in betaling van de geleverde documenten.

Samenvattend kan het tekort op de kostendrager e/00153/01 worden toegeschreven aan drie elementen: (a) 4000 euro ten gevolge van de baremastijging; (b) 2000 euro ten gevolge van de overschakeling van jobdienst naar interim-bureau; (c) 2000 euro ten gevolge van voorschot op interne documentleveringen.

Voorstel

Prof. Mervielde stelt voor om de openingsuren van de bibliotheek aan te passen om dit budgettair probleem op te lossen. Hierbij wenst hij vooral rekening te houden met de behoefte aan avondpermanentie tijdens de periodes dat de studenten les volgen (1^ste en 2^de semester) en met de extra werklast voor de bibliotheekmedewerkers als gevolg van de middag- en avondpermanentie.

Het aantal door jobstudenten te presteren uren in 2003, uitgaand van een kostprijs van 20 euro per uur (zonder rekening te houden met mogelijke toekomstige prijsstijgingen), dat op basis van bovenstaande gegevens kan worden bekostigd is maximaal (6000-2000)/20=200. Dit komt overeen met de kostprijs van één permanentie van anderhalf uur gedurende zes maanden.

Hij stelt voor dat :

1. het contract van de jobstudent die momenteel instaat voor de middagpermanentie onmiddellijk wordt beëindigd en dat de middagpermanentie overgenomen wordt door de bibliotheekmedewerkers. Ter compensatie van het wegvallen van de middagpermanentie door de jobstudent zal de faculteitsbibliotheek ’s morgens om 9 uur openen in plaats van 8.30 uur.

2. de avondpermanentie voortaan eindigt om 18.00 in plaats van 18.30 uur en vervalt in de periodes dat de studenten geen les hebben (januari en van mei tot en met september)

3. de prestaties van de jobstudent die instaat voor de avondpermanentie wordt teruggebracht tot anderhalf uur gedurende zes maand (Februari t/m April en Oktober t/m December)

Het volledig voorstel voor de nieuwe openingsuren ziet eruit als volgt:

periode	openingsuur	sluitingsuur
oktober-november-december; februari-maart-april	9.00	18.00
januari; mei tot en met oktober	9.00	17.00

Na bespreking wordt dit voorstel unaniem goedgekeurd door de facultaire bibliotheekraad

3. Voorstel aanpassing budget 2003

Ten einde het tekort van 9000 Euro aan te zuiveren wordt voorgesteld het budgetvoorstel 2003 als volgt aan te passen. De helft van het tekort te recupereren door de post “inbinden” te schrappen. Aangezien er nog een saldo is op de post inbinden van vorig jaar kan er wel nog beperkt ingebonden worden maar het inbinden zal minder snel zal gebeuren. De andere helft wordt bezuinigd op de post “informatica” door drie in plaats van zes nieuwe pc’s aan te kopen voor de zaal op het gelijkvloers.

De bibliotheekraad gaat unaniem akkoord met de voorgestelde budgetwijziging

4. Nieuwe verdeelsleutel centraal krediet

Prof. Mervielde geeft een toelichting bij het ontwerp van de nieuwe verdeelsleutel voor het centraal krediet.

Prijzen 2001/2003 en impactfactoren CB-abonnementen

5. Situatie vakgroepkredieten

Stand van zaken einde 2002

Overzicht uitgaven per vakgroep 2002

Huidige stand van zaken en prognose voor 2003

Overzicht uitgaven per vakgroep 2003

Abonnementen Swets Blackwell 2003

Evolutie werkingskrediet 2000-2003

6. Varia en rondvraag